Gerenciamento de tempo e tarefas

Introdução

Recentemente, conversando com meus orientandos, eu percebi que existe um problema frequente de gerenciamento de tempo e tarefas. Os alunos do Centro de Informática da UFPB precisam realizar múltiplas atividades durante as semanas: assistir aulas, estudar para provas, participar de projetos de pesquisa e inovação, participar de palestras, estágios, ler artigos científicos, fazer cursos extras, etc. Conseguir gerenciar tudo isso e ainda conciliar com as atividades pessoais é um problema difícil.

Assim como os alunos, os professores também possuem muitas atividades e a complicação para organizar tudo também é grande. Por isso, ao longo dos anos, como aluno e agora professor, depois de algumas leituras e com a prática do dia a dia, eu consegui organizar mecanismos que me ajudam a lidar com muitas atividades e a me manter organizado. 

Dessa forma, eu resolvi escrever esse guia de gerenciamento de tempo e tarefas para ajudar quem precisa de ideias e formas para se manter organizando. Meu foco é no mundo acadêmico, mas este guia pode servir para outros contextos. Eu extrai muitas abordagens da minha própria experiência, então é de se esperar que alguns pontos não funcionem para todos ou que eles precisem de alterações para se adequar às suas necessidades. Lembrem sempre que o importante é funcionar para você, não seguir exatamente o que eu escrevo.

Anotar

Quando você realiza muitas atividades diferentes, lembrar de tudo começa a ser um grande problema. Com isso, passamos a esquecer tarefas e compromissos importantes, nos prejudicando e prejudicando outras pessoas. Consequentemente, nosso estresse durante o dia aumenta, pois ficamos preocupados se estamos esquecendo algo ou não.

Uma excelente ferramenta para resolver isso é anotar. Não importa se é em um caderno, um aplicativo no celular, um arquivo de texto ou um sistema complexo. Ao anotar, você elimina a preocupação de ficar relembrando e tem um material que pode ser consultado a qualquer momento. É importante que a forma de anotar seja fácil e acessível, pois se for muito trabalhoso, você acabará deixando de lado. Então, ter um aplicativo na tela inicial do celular ou um caderno sempre à mão são excelentes formas de criar o hábito de anotar.

Tarefas

Nas suas anotações, entre vários assuntos, você acabará anotando tarefas que precisam ser feitas. Elas são muito importantes e você precisa tê-las registradas para não esquecer de fazê-las. Minha sugestão é pegar tudo o que for tarefa e anotar em um espaço separado. Existem aplicativos de lista de tarefas (todo lists) que funcionam muito bem, mas não se prenda muito a eles. Qualquer maneira que você consiga registrar e listar as tarefas vai funcionar.

Dado que você tem uma lista de tarefas, você precisa escolher quais tarefas fazer. Se alguma tarefa for simples e rápida, você pode fazê-la imediatamente, não há motivo para ela esperar na sua lista de tarefas. Se as tarefas forem mais demoradas, então é importante que você determine prioridades. Eu costumo priorizar os seguintes tipos de tarefas:

Agenda

Além das tarefas que podem ser feitas em horários flexíveis, nós também temos compromissos em dias e horários fixos, como aulas, reuniões, contas a pagar, relatórios a entregar, entre outros. Esses compromissos devem ser registrados em uma agenda para que você saiba como o seu dia está organizado e para que você não esqueça nem chegue atrasado.

Uma dica que funciona bem para mim é não agendar cada minuto da sua agenda. Já tentei fazer isso, e algumas pessoas até recomendam, mas isso acaba sendo uma grande causa de estresse. Quando algo sai um pouco do que foi planejado na agenda, tudo desmorona. Por exemplo, você pode demorar mais do que o esperado para se locomover de um compromisso para outro ou uma atividade pode exigir mais tempo do que o planejado, então é importante ter espaço no seu dia para que isso possa acontecer sem grandes danos.

Por fim, os aplicativos de agenda e também os de lista de tarefas permitem que você crie lembretes. Use-os para não esquecer os dias e horários marcados. Esses lembretes já me salvaram várias vezes.

Contexto e energia

Nem todo tipo de tarefa pode ser feito a todo momento. Algumas tarefas só podem ser feitas em um local ou contexto específico. Por exemplo, executar um experimento em um computador do laboratório só pode ser feito na universidade, já comprar um presente de aniversário pode exigir que você vá a um shopping. Assim, ao anotar as tarefas, classificá-las em algum contexto ajuda para que você consiga consultar mais facilmente o que precisa fazer.

Toda essa organização é excelente, mas não somos robôs. Ao longo do tempo, aprendi que há momentos em que simplesmente não queremos ou não temos energia para realizar algumas tarefas. Tudo bem, basta que você entenda isso e se ajuste para realizar as tarefas quando se sentir mais capaz. Eu, por exemplo, gosto de fazer atividades que exigem maior concentração e raciocínio pela manhã. Então, tento priorizar usar esse horário para isso. Nem sempre é possível, mas eu tento alocar tarefas desse tipo no início do dia. Isso é algo pessoal, tem pessoas que têm preferências opostas e escolhem fazer tarefas que exigem mais concentração à tarde ou à noite.

Revisar

Depois de um certo tempo anotando, nossas anotações acabam virando uma bagunça. Por isso, revisar periodicamente (toda semana ou mês) as anotações e listas de tarefas ajuda a manter as coisas organizadas. Ao revisar, você pode apagar o que não for mais necessário, pode editar e também adicionar mais informações. Este é um bom exercício também para relembrar o que anotamos.

Concentração

Outro problema recorrente que meus alunos me reportaram está ligado à concentração para fazer as tarefas. Não adianta muito ter tudo organizado se você não consegue se concentrar para fazer o que foi anotado. As distrações são muitas hoje em dia, então temos um trabalho difícil aqui também.

Uma abordagem bastante eficaz é desabilitar a maioria das notificações do computador e celular, exceto da agenda e aplicações críticas (bancos, alguns contatos, etc.). Hoje todos os aplicativos querem sua atenção, então eles vão ficar disparando notificações o tempo todo. Isso desconcentra muito e leva tempo para voltarmos ao estado de concentração anterior. Então, não caia na armadilha de checar todas as notificações o tempo inteiro.

Outra técnica que ajuda é usar um timer Pomodoro. Ela funciona da seguinte forma. Inicie um timer de X minutos (usualmente 25) e foque esse tempo todo na tarefa que você estiver fazendo. Ao concluir o tempo, faça uma pausa de Y minutos (usualmente 5). Repita o processo quatro vezes e, depois disso, faça uma pausa longa (15 ou 30 minutos). O Pomodoro te força a concentrar, mas para mim a principal lição dele é focar em uma tarefa e não tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo.

Relaxe e se divirta

A vida não é só trabalho. É importante se organizar, mas também é importante ter tempo para diversão, para relaxar, se exercitar, dormir bem e fazer outras coisas que não sejam relacionadas ao trabalho. Uma noite com 8 horas de sono é uma das melhores formas de aumentar a produtividade no dia seguinte e fazer exercícios regulares ajuda muito nosso cérebro.

Conclusão

Essas foram algumas dicas e técnicas que costumo usar ou que já usei para me manter organizado. Espero que elas ajudem outras pessoas também. Eu nunca tinha pensado em organizar um guia desse tipo até perceber a dificuldade de muitas pessoas em lidar com muitas tarefas. Realmente não é fácil e eu também tenho dificuldades.

Um alerta que ainda quero deixar é que ler e implementar sistemas de organização e produtividade podem acabar se tornando o seu objetivo quando, na verdade, eles devem ser um meio. A quantidade de canais do youtube, livros e podcasts sobre o assunto é imensa, algumas pessoas mergulham profundamente nesse mundo e acham que estão sendo mais produtivas, mas na maioria das vezes isso não é verdade. Não caia nessa armadilha. Todas as técnicas têm o objetivo de fazer você realizar um trabalho melhor, mais organizado e menos estressante. Se você passa muito tempo só pensando nas técnicas de produtividade, então o objetivo não está sendo cumprido.

Por fim, algumas das ideias aqui apresentadas foram inspiradas em metodologias de organização como GTD, ZTD e Pomodoro.